La Asociación Cavelier del Derecho (La Asociación en adelante) en atención a sus obligaciones legales y reglamentarias adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 

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I.    Finalidad del tratamiento

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Los datos e información que La Asociación recopila en sus bases de datos son para el desarrollo exclusivo de sus actividades académicas y de difusión del Derecho y las Ciencias Sociales así como actividades de ciencia, tecnología e innovación y cuidado del medio ambiente; cubriendo así toda relación con estudiantes y beneficiarios de los programas y eventos de La Asociación como con sus empleados y colaboradores. Estos datos serán usados para:

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• Selección de beneficiarios de programas académicos 

• Coordinar la participación de los Titulares en concursos académicos

• Difusión y divulgación de eventos académicos y actividades realizadas por La Asociación 

• Difusión y divulgación de publicaciones, productos de investigación, cursos 

• Evaluación estadística de las actividades de La Asociación y de las publicaciones e interacciones en redes sociales 

• Actividades de archivo, actualización de sistemas, protección y custodia de la información y documentos de La Asociación 

• Selección de personal y colaboradores de La Asociación, como empleados y personal de soporte académico

• Realizar actividades de gestión de personal, de seguridad y salud en el trabajo y demás indicadas por la normatividad aplicable.

• Entablar y gestionar actividades con proveedores

• Demás actividades necesarias para mantener y garantizar la continuidad de las actividades de La Asociación y las que sean necesarias para cumplir con las disposiciones normativas que así demande la ley colombiana.

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La Asociación no venderá, licenciará, transmitirá o divulgará los datos personales recolectados en sus bases de datos salvo en los que se requiera para las finalidades señaladas en la presente Política o en los casos en que: i) su Titular o quien esté autorizado por ley expresamente lo autorice, ii) en el caso de una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de La Asociación, iii) se requiera para alojar almacenar, realizar copias de seguridad y recuperar la información de La Asociación en servidores de terceros.

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El suministro de datos sensibles como el origen racial, étnico, pertenecía a sindicatos, convicciones sociales, religiosas, vida sexual, los datos biométricos, fotografía, la historia médica, así como los datos personales de menores de edad es facultativo. 

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Los datos de menores de edad serán recopilados tratados con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. En el caso de las personas mayores de doce (12) años, se entenderá que en atención a su etapa de desarrollo están en condición de otorgar su consentimiento para recibir información académica y demás información relativa a su condición de beneficiarios de la Asociación y participantes en los eventos de la misma. 

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El tratamiento de los datos recopilados por La Asociación podrá ser manual y/o automatizado.

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II.    Derechos de los titulares 

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Las personas cuyos datos sean objeto tratamiento por parte de La Asociación tienen derecho a:

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a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Asociación Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Asociación salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Esto es: a) cuando la información se requerida por una autoridad o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; b) cuando se trate de datos de naturaleza pública; c) en casos de urgencia médica o sanitaria; d) para el tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y; e) los datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

c) Ser informado por La Asociación previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento La Asociación ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Con relación al apartado f) y conforme con el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, La Asociación otorgará de forma gratuita los datos que hayan sido objeto de tratamiento para solicitudes que se presenten una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Las consultas con una periodicidad mayor a una por cada mes calendario, podrán generar cotos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

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III.    Atención de peticiones, consultas y reclamos

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1. Canal y área responsable de la atención de consultas, peticiones y reclamos 

La Asociación ha definido el correo habeasdataacd@cavelier.com como el canal para la atención de peticiones, consultas o reclamos y el ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados. Así mismo, ha designado al Área de Legal Tech y Educación como el responsable para la atención de consultas, peticiones o reclamos relacionados como el tratamiento de datos personales.

2. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos 

Los titulares de datos personales, sus apoderados o representantes podrán remitir al correo  habeasdataacd@cavelier.com cualquier petición, consulta, queja o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales para el debido ejercicio de sus derechos adjuntando la siguiente información: 

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1.    Una breve explicación de los hechos que dan lugar a la solicitud, queja o reclamo.
2.    Copia del documento de identidad del titular o del representante legal o apoderado para casos de incapacidad o minoría de edad.
3.    La dirección física o electrónica para remitir la respuesta, 
4.    Los documentos y demás pruebas que desee hacer valer.

Una vez recibida la comunicación el al Área de Legal Tech y Educación  verificará que la información esté completa. En caso de no estarlo, requerirá al solicitante para que dentro de los cinco (5) días siguientes remita la información faltante. En caso de no recibir la información faltante transcurridos dos (2) meses se entenderá desistido el reclamo.

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En caso de que esté completa la información necesaria para atender el reclamo, el al Área de Legal Tech y Educación  dará respuesta en los siguientes términos: 

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1.    A las consultas en diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, en caso de no ser posible cumplir con dicho término, se informará al solicitante el motivo del retraso y de la fecha en que se atenderá la consulta. El plazo adicional en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2.    A los reclamos en quince (15) días hábiles. En casos de no ser posible responder en tal término, se informará al solicitante el motivo del retraso y de la fecha en que se atenderá la consulta. El plazo adicional en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

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IV.    Vigencia de la política y vigencia de las bases de datos 

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Las bases de datos en las que se registran datos personales estarán vigentes por el tiempo en que se mantenga y emplee la información allí contenida para las finalidades indicadas en la presente política. Una vez cumplidas tales finalidades y mientras son exista un deber legal o contractual de conservación de tal información, los datos personales serán suprimidos de las bases de datos. 

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La presente política estará vigente a partir de 1 de enero de 2024.